就活の面接で思いがけない質問をされる場合に備えて。


懐かしの就職活動。ぼくも数年前、就職活動をしましたし、たくさん面接しました。ぼくが最終的に内定をもらったところでは、トータル20回くらい行ったでしょうか。とても大変だったと記憶に残っています。

 

「就活はお見合いのようなものだ。相性がよければ通るし悪ければ通らない」なんてことも聞きましたが、実際に就活をしている当人からしてみれば、そこまで簡単に割り切れるものでもないでしょう。たった数回の面接で何を聞かれるかわからない緊張感。そこに合否がかかっているとなると、やはり落ち着きません。

 

志望動機や長所・短所など、よく聞かれる定番の質問に対してであれば準備することもできるでしょうが、ときに思いもよらぬ質問をされることもあります。

今日は、就活の面接で思いがけない質問をされたときのために、何を準備しておけば良いのか考えてみます。当時、ぼくなりに就活をするときに考え方のフレームワークを作り、答えに窮したら自分が作ったフレームワークをフル活用して乗り切りました。

このフレームワークは、民間企業か公務員かを問わず、もっと言えば新卒の就職活動に限らず活用できるものだと思っています。今不安に思っている方は、ぜひ活用してみてください(ただし活用は自己責任でお願いします……)。

 

 お手製!「思考のフレームワーク」



たとえば「この失われた20年の中で、日本が取るべき選択はなんだったと思うか?」とか、「地方創生について知っているか?」とか聞かれた場合、どのように答えれば良いでしょうか。両方とも自分の知識の範囲外で、今面接に来ている企業とはあまり関係がないとしましょう。

このような思いがけない質問にどうやって対応するかは、とても悩ましいですよね。ものすごく頭がよければとっさに気の利いたことを言えるのかもしれませんが、ぼくを含めたいていの人は対応しきれないと思います。

 

そんなことを言っても答えないことには始まらないですし、その質問を通して受験生がよくわからない場面でどうするかを見ていると考えても良いでしょう。つまり何とかしないといけないわけです。

そこでぼくが考えたのが、冒頭で紹介したフレームワークです。ぼくの場合、わからないときに検討するべき観点というくらいのイメージで使っていました。

 

 

これです(➕)。これがぼくのイメージです。

そう言ってもなんのことやらさっぱりかと思います。順に説明します。

この➕ですが、縦と横が交わるところが中心となる原則、縦棒が時間軸、横棒が他のものとの比較を表しています。そしてひっくり返すと裏…ですが、これは後ほど説明します。

 

 

 まずは原則から考えよう。



まず第一は原則です。そもそも論と言い換えても良いでしょう。

具体例を出すと、たとえば「ベーシックインカムの導入についてどう思うか?」と聞かれたとします。この問いに対してそもそも論的に考えてみると、まずベーシックインカムとは何かということを抑える必要があります。

ベーシックインカムを単純化して言うと、所得などに関係なく、生きるのに最低限必要なお金を一律全員に渡す制度ということになります。そして、制度の根底には、「人間誰しも生きる権利があり、最低限人間らしく生きていけるようにすることは国などの公の責任である」という考えがあります。

もともとベーシックインカムについて確固たる考えを持っているわけでなければ、こうしたそもそも論を先に展開することも有効と考えられます。そしてたいていの場合、こうした制度の理念自体は誰もが多かれ少なかれ共感できるものです。

 

ぼくがこの問いに対して原則論を展開する場合、こう答えます。

「まず、ベーシックインカムは、所得などに関係なく全員に同じようにお金を渡す制度、と認識しています。これはどのような人であっても生きる権利があり、それを国などが補償すべきという考え方が元になっているものです。ぼくもこのような理念については全くその通りだと思っています。人は誰しも生きる権利を持っていると思いますし、幸せに生きようと思ったら最低限のお金が必要というのはまぎれもない事実だと思っています。」

このように答えた後に、自分の立場を述べればよいのです。原則論について述べることで、地に足がついた論を展開することができますし、話している間に自分の立場をどちらにするか考えることもできます。まさに一石二鳥です。

 

 時間軸:過去は?今は?そして未来は?



次に縦棒。これは時間軸を表します。過去、現在、そして未来です。

先ほどのベーシックインカムの例で考えてみると、過去に人間の生存はどのように捉えられていたかを考えることになります。大昔まで遡れば食料が国民全員に十分に行き渡らない時もあり、飢饉が起これば大勢の人が苦しみました。近代に目を向ければ、朝日訴訟に代表される生存権をめぐる問題がありました。人間が生をどのように捉えるかは、時代とともに変化してきたと言ってよいでしょう。

 

こうした歴史の変遷を踏まえた上で、ではベーシックインカムを導入すべきかどうかを考えるわけです。そして、ぼくたちはどのような未来を望んでいるのか、その未来は本当に実現不可能なものかどうかを考えます。

こうした思考の流れを順を追って話すだけで、今だけを見ているわけではなく、過去を踏まえてさらに中長期的な視点で物事を考えることができます。

 

 比較:いろんなものと比べれば、類似点や違いが見えてきます。



さらに横軸。これはほかのものとの比較になります。

たとえば国と地方、大企業と中小企業、日本と海外、会社員とフリーランス、海外旅行と国内旅行……ものごとにはほとんどの場合比較しやすいものがあります。

 

ベーシックインカムの議論であれば、日本は生活保護があるけど他の国はどうなのか、といった発想をしてもよいでしょうし、未だに人権という概念が希薄で個々人の生存が保証されていないような国も存在することが挙げられるでしょう。また、ベーシックインカムの議論で話題になる労働者と非労働者に同じようにお金を渡すことの公平性の議論もできると思います。現在行われている生活保護制度との比較も重要です。

 

比較と時間軸とを組み合わせると、さらに話に広がりが生まれます。過去における他のとの比較、目に見えている近未来での他との比較などを行います。➕の横棒を上下に動かしてみるんですね。

以上の原則、時間軸、比較の3つを常に置いておくと、的外れな議論をしてしまう可能性はかなり低くなります。加えて、いろんな角度からものごとを見ることになりますから、深みがある(ようになんとなく聞こえる)話ができます。

 

 裏:極端な仮想を行えば本質が見えてきます。



最後に、「裏」です。「もし〜〜がなければ」と極端に考えてみることを指し、言うなら仮定してみることです。国際政治では反実仮想と言われているようですね。

 

これは農業で考えてみることにします。日本の農業は、小規模な営農が多いと言われ、効率性に課題があると言われています。一つ一つの農家が十分な利益を出せないことも多いことから、政府が多額の補助金を出しています。

 

では、今後もこれまで通り補助金を出すことが妥当かどうか考える際に、この「裏」の発想を用いるとどうなるでしょうか。

まず原則論として日本の農業はぼくたちに食料を供給するという大切な役割を担っています。また、保水や自然環境を維持する上でも重要です。

 

では、仮に補助金の拠出をいきなりやめてしまったらどうなるでしょう?農家は作物を作っても赤字になりますから、農業をやめてしまいます。食料を安定的に確保することは難しくなりますし、自然環境も壊れてしまいます。補助金をいきなりやめるという選択肢は、非現実的だと言えるでしょう。

他方、農業に従事する人が経営的に自立することが重要であることも論をまちません。補助金の原資は税金ですから、できるだけ効率的に使うことが求められます。補助金を投入するからには、より大きなリターンがあることが望ましいですね。

 

結局はバランスの問題なのです。しかし、いきなり補助金をやめるということは無理で、ではどうするかという現実的な話をするためにも、「裏」思考は重要だと言えます。現在の形と裏の形を踏まえ、その間で落としどころを探るのが現実的な思考だと言えます。

 

 自分なりの切り口を準備しておこう。



ここはおまけです。ぼくは「➕」の発想にもう一つだけ、頭の片隅に置くことにしています。それは切り口です。

ぼくの場合、①海外旅行が好き、②スポーツに結構詳しい、ということがありますので、何か困った時は、海外旅行やスポーツで自分が経験してきたことを「➕」に絡めて話すようにしています。

「➕」の発想は非常に有効なものだと思っています。ただし、これはあくまでも一般論ですので、自分自身が体験したことをいれていかなければ、誰でも言えることになりかねないという危うさもあります。

 

就職活動の面接では、自分自身の経験に絡めて話すことが求められています。ですから、自分自身が話せることをいくつかエピソードとともに用意しておくと、いろいろな場面で活用できます。これは思いがけない質問を受けた時でも同様です。ですから、できれば2つか3つ、自分が自身を持って話せる分野を把握しておきましょう。

 


 

 

巷ではいろいろな就職活動本が出ています。その中には面接対策に特化したものもあります。それらに書かれていることは、実際に使えることが多いと思いますが、それを全てマスターできるようならそもそもあっさり希望通りの会社等に内定できる人なんだと思います。

ぼくにはそれができませんでした。咄嗟にイメージできないと、パニックになります。だからこの「➕」のフレームワークを作りました。これならすぐに頭に思い浮かべることができますし、仮に話せることがなくても、それなりにまともそうなことが言えました。

 

就活の面接は緊張します。なんだか自分の全人格を試されていて、失敗すると人生終わりみたいな暗い気分にもなります。そして常に不安です。

ぼくの後輩たちも、かつてのぼくと同じように就活を頑張っています。世の中にはもっと多くの頑張っている人がいます。そういった皆さんが、少しでも面接で力を発揮できますように。

 

雨のち晴れ。ここを抜ければ快晴ですよ。

 

 


仕事の効率化ってどうやれば良いの?ちょっとした工夫で自分の時間を手に入れよう!


仕事の効率化は重要です。

毎日の残業で、家にいる時間は睡眠時間合わせて6時間もあれば良いほう。毎日終電で帰っている人にとって、これは現実のことのはずです。やってもやっても終わらない残業。もっと仕事を早く終わらせることができれば、家で過ごす時間も確保できるのに。そんな風に考えている人も多いことでしょう。

では、どうしたらもっと仕事を早く終わらせることができるでしょうか。もっともわかりやすいのは、自分が素早く仕事を終えられるようにすること、もしくはそもそも余分な仕事をせずにすむようにすることです。これを俗に、仕事の効率化というわけです。

仕事の効率化にも、大きく2種類あります。道具を購入することなどによるハード面の整備による効率化と、自分自身の作業の要領をよくするソフト面の整備による効率化です。

ハード面の整備による効率化

ハード面の整備による効率化は、手軽なうえに、ほぼ確実に効果が出ます。

今回は、パソコンでの業務を前提として書きますが、結局本質的なことはどんな業務でも変わらないと思います。使うものが良いものであれば、より高いパフォーマンスを発揮できるのは当然のことです。

写真を撮る際にきちんとした三脚を持っていれば、星空を綺麗に撮れるようになるのと同じように、今までになかったものを導入すれば、それまでよりもできる範囲が広がります。また、水泳において水着が違うだけでタイムが変わるように、今まで持っていたものをより高性能なものに変えれば、その分高いパフォーマンスを発揮できます。

僕の場合、職場のパソコンに外付けのディスプレイを着け、キーボードとワイヤレスマウス、マウスパッドをつけたことでで、作業効率が大幅に向上しました。特に外付けディスプレイは大きな効果があります。

例えば、パソコンを使った仕事をしていれば、ワードやエクセル、pdfファイルなどを見ながらメールを打つことも多くなります。外付けのディスプレイがなければ、その都度ファイルを印刷するか、メールの画面とワードなどのファイルを何度も行き来しながら作業しなければならなかったはずです。ここで外付けディスプレイがあれば、メールの画面とファイルの画面を同時に開いて作業することができます。

印刷にしても見比べるにしても、時間と手間をかける必要が出てきます。時間にロスが生じることはもちろん、精神的、肉体的にも負担がかかります。これを一気に解決してくれるのが外付けディスプレイです。

僕の勧めに応じてデュアルディスプレイを導入した同僚曰く、「これだけで下手したら1日1時間くらいは時間が浮きかねない」だそうです(ちなみに彼の1日あたりの職場滞在時間は、現在15時間以上。)。仮に1日30分と仮定しても、1ヶ月20日間で10時間の節約、1年間はで120時間にもなります。1日を8時間とすると、なんと15日分です。安いディスプレイだと2万円もしないことを考えてみてください。2万円で15日買えるなんて、すごいことです。お盆や年末年始に、通常料金よりも何万円も割高な航空券を買うことを考えたら、非常に安い投資です。

このディスプレイに加えて、自分が思うままにポイントを動かせ、長時間使っても疲れにくいワイヤレスマウスとそれに合わせたマウスパッド、打ちやすく誤入力が少なくなるキーボードを揃えるだけで、「今までの作業の遅さは、この環境が原因だったんだ!」とでも言いたくなるほど効率的で、しかも快適な作業環境を整えることができます。

ソフト面の整備による効率化

どれだけハード面を整備しても、そもそもの作業要領が悪くては、思い描いたように効率よく仕事することはできないでしょう。

1.いつも使うものはマニュアル化

 毎日のルーティンワークは、何も考えずにすむように、自分の中でマニュアル化しましょう。気をつけて欲しいのは、僕が言うマニュアル化はあくまでも「自分の中のマニュアル」です。さあ効率化だ!という話になると、皆で話し合ってマニュアルを作り、根回しをし……なんてことになり、かえって非効率になることもしばしば。それでは意味がありません。自分自身の作業効率を上げることが目的ですから、自分自身の作業をどうするかという点に絞って考えましょう。

2.重要度が低くても、一瞬で終わることはすぐにやる

 「あぁ、四球でやらなきゃいけないことがたくさんだ……」そんなとき、軽微な案件は後回しになりがちです。しかし、軽微であっても、自分の中の「やらないといけないことリスト」に項目が一つ増えることに違いはありません。この「やりたいことリスト」に項目が増えると、結局気にしなければいけないことが増えるわけですから、特に気持ち面のゆとりがなくなってしまいます。やるべきことが常に少なくなるように、一瞬で終わることは、たとえ忙しいときでもすぐに取り掛かりましょう。

3.パソコンの中ではきちんとフォルダ分けをする

 パソコンで大量の仕事をしていると、メールにしてもファイルにしても、どこにあるかわからなくなってしまうこともあります。そうすると、自分が見つけたいものを探し出すだけで一苦労。体力も時間も消耗してしまいます。情報の保存にフォルダわけを行うのは、確かに面倒です。でも、フォルダ分けしないで結局ものを探す時間が増えてしまっては、フォルダ分けする以上に面倒で疲れることになってしまいます。多少面倒でも、その都度しっかりとフォルダ分けしましょう。

4.物理的にもフォルダ分けをする

このフォルダ分け、パソコンでの話に限りません。パソコン内でフォルダ分けしておくと、いざ必要になった時に必要なものを探すのが早くなりますよね?これを現実の世界でも行います。メールでも、好きな料理のレシピ集でも良いと思います。よく使うものについては、自分でファイリングするなどしてみることです。フォルダ分けした書類は、一目見てわかるように、ファイルに入れ、その背中にラベルを貼るかマジックで用途を書き記しておきましょう。文房具は文房具入れを作り、その中に入れましょう。

5.頻繁に使う物を置く位置を決める

ボールペン、メモ帳、付箋、それにホチキス……自分でどこに置いているか、きちんと把握していますか?必要になるたびに机を探すのは、時間を無駄にするのと同じです。定位置を決め、できることなら文房具入れを用意するようにしましょう。そうすることで、面倒になっても使ったものを元に戻すようになるので、不必要に置き場が拡散していくことがなくなります。作業環境がすっきりとした状態に保たれることにより、快適性と効率性が両立されることが実感できます。

快適な作業環境を実現するために

長時間仕事をするなら、少しでも快適でありたいものです。直接効率化につながるものではありませんが、自分の体を適切にケアしたり、お気に入りのものを使うことによって、気分良く作業することができます。

長時間作業で一番問題になるのは、心身の疲労です。特にパソコンを使っての仕事は、眼、肩、腰などの疲労につながります。眼の疲労は頭痛につながりますし、肩や腰の疲労は、肩こりや腰痛を引き起こします。こうした症状がでてしまうと、どれほど作業自体を効率化したところで、自分本来のパフォーマンスが損なわれてしまいます。こうした事態を避けるためにも、目薬やクッション、座椅子、それに気分転換にアロマオイルなどを使って疲労の軽減を図りましょう。

気持ちの面では、お気に入りのコーヒーカップを用意したり、デスクトップの背景を自分で撮った旅の写真にするのも良いですね。殊に仕事となると、1日の大半をデスクで過ごす訳ですから、気分良く仕事ができるようにしたいものです。

まとめ

毎日の仕事はもちろんのこと、趣味などでも作業の効率を上げることによって、より多くの作業ができるようになったり、時間を節約することができます。今回は、機材の整備などによるハード面、マニュアル化などによるソフト面、そして体のケアなどによる作業環境の快適化について書きました。ぜひこれらの効率化を実践し、毎日の生活をより快適にしてください。