仕事の効率化ってどうやれば良いの?ちょっとした工夫で自分の時間を手に入れよう!


仕事の効率化は重要です。

毎日の残業で、家にいる時間は睡眠時間合わせて6時間もあれば良いほう。毎日終電で帰っている人にとって、これは現実のことのはずです。やってもやっても終わらない残業。もっと仕事を早く終わらせることができれば、家で過ごす時間も確保できるのに。そんな風に考えている人も多いことでしょう。

では、どうしたらもっと仕事を早く終わらせることができるでしょうか。もっともわかりやすいのは、自分が素早く仕事を終えられるようにすること、もしくはそもそも余分な仕事をせずにすむようにすることです。これを俗に、仕事の効率化というわけです。

仕事の効率化にも、大きく2種類あります。道具を購入することなどによるハード面の整備による効率化と、自分自身の作業の要領をよくするソフト面の整備による効率化です。

ハード面の整備による効率化

ハード面の整備による効率化は、手軽なうえに、ほぼ確実に効果が出ます。

今回は、パソコンでの業務を前提として書きますが、結局本質的なことはどんな業務でも変わらないと思います。使うものが良いものであれば、より高いパフォーマンスを発揮できるのは当然のことです。

写真を撮る際にきちんとした三脚を持っていれば、星空を綺麗に撮れるようになるのと同じように、今までになかったものを導入すれば、それまでよりもできる範囲が広がります。また、水泳において水着が違うだけでタイムが変わるように、今まで持っていたものをより高性能なものに変えれば、その分高いパフォーマンスを発揮できます。

僕の場合、職場のパソコンに外付けのディスプレイを着け、キーボードとワイヤレスマウス、マウスパッドをつけたことでで、作業効率が大幅に向上しました。特に外付けディスプレイは大きな効果があります。

例えば、パソコンを使った仕事をしていれば、ワードやエクセル、pdfファイルなどを見ながらメールを打つことも多くなります。外付けのディスプレイがなければ、その都度ファイルを印刷するか、メールの画面とワードなどのファイルを何度も行き来しながら作業しなければならなかったはずです。ここで外付けディスプレイがあれば、メールの画面とファイルの画面を同時に開いて作業することができます。

印刷にしても見比べるにしても、時間と手間をかける必要が出てきます。時間にロスが生じることはもちろん、精神的、肉体的にも負担がかかります。これを一気に解決してくれるのが外付けディスプレイです。

僕の勧めに応じてデュアルディスプレイを導入した同僚曰く、「これだけで下手したら1日1時間くらいは時間が浮きかねない」だそうです(ちなみに彼の1日あたりの職場滞在時間は、現在15時間以上。)。仮に1日30分と仮定しても、1ヶ月20日間で10時間の節約、1年間はで120時間にもなります。1日を8時間とすると、なんと15日分です。安いディスプレイだと2万円もしないことを考えてみてください。2万円で15日買えるなんて、すごいことです。お盆や年末年始に、通常料金よりも何万円も割高な航空券を買うことを考えたら、非常に安い投資です。

このディスプレイに加えて、自分が思うままにポイントを動かせ、長時間使っても疲れにくいワイヤレスマウスとそれに合わせたマウスパッド、打ちやすく誤入力が少なくなるキーボードを揃えるだけで、「今までの作業の遅さは、この環境が原因だったんだ!」とでも言いたくなるほど効率的で、しかも快適な作業環境を整えることができます。

ソフト面の整備による効率化

どれだけハード面を整備しても、そもそもの作業要領が悪くては、思い描いたように効率よく仕事することはできないでしょう。

1.いつも使うものはマニュアル化

 毎日のルーティンワークは、何も考えずにすむように、自分の中でマニュアル化しましょう。気をつけて欲しいのは、僕が言うマニュアル化はあくまでも「自分の中のマニュアル」です。さあ効率化だ!という話になると、皆で話し合ってマニュアルを作り、根回しをし……なんてことになり、かえって非効率になることもしばしば。それでは意味がありません。自分自身の作業効率を上げることが目的ですから、自分自身の作業をどうするかという点に絞って考えましょう。

2.重要度が低くても、一瞬で終わることはすぐにやる

 「あぁ、四球でやらなきゃいけないことがたくさんだ……」そんなとき、軽微な案件は後回しになりがちです。しかし、軽微であっても、自分の中の「やらないといけないことリスト」に項目が一つ増えることに違いはありません。この「やりたいことリスト」に項目が増えると、結局気にしなければいけないことが増えるわけですから、特に気持ち面のゆとりがなくなってしまいます。やるべきことが常に少なくなるように、一瞬で終わることは、たとえ忙しいときでもすぐに取り掛かりましょう。

3.パソコンの中ではきちんとフォルダ分けをする

 パソコンで大量の仕事をしていると、メールにしてもファイルにしても、どこにあるかわからなくなってしまうこともあります。そうすると、自分が見つけたいものを探し出すだけで一苦労。体力も時間も消耗してしまいます。情報の保存にフォルダわけを行うのは、確かに面倒です。でも、フォルダ分けしないで結局ものを探す時間が増えてしまっては、フォルダ分けする以上に面倒で疲れることになってしまいます。多少面倒でも、その都度しっかりとフォルダ分けしましょう。

4.物理的にもフォルダ分けをする

このフォルダ分け、パソコンでの話に限りません。パソコン内でフォルダ分けしておくと、いざ必要になった時に必要なものを探すのが早くなりますよね?これを現実の世界でも行います。メールでも、好きな料理のレシピ集でも良いと思います。よく使うものについては、自分でファイリングするなどしてみることです。フォルダ分けした書類は、一目見てわかるように、ファイルに入れ、その背中にラベルを貼るかマジックで用途を書き記しておきましょう。文房具は文房具入れを作り、その中に入れましょう。

5.頻繁に使う物を置く位置を決める

ボールペン、メモ帳、付箋、それにホチキス……自分でどこに置いているか、きちんと把握していますか?必要になるたびに机を探すのは、時間を無駄にするのと同じです。定位置を決め、できることなら文房具入れを用意するようにしましょう。そうすることで、面倒になっても使ったものを元に戻すようになるので、不必要に置き場が拡散していくことがなくなります。作業環境がすっきりとした状態に保たれることにより、快適性と効率性が両立されることが実感できます。

快適な作業環境を実現するために

長時間仕事をするなら、少しでも快適でありたいものです。直接効率化につながるものではありませんが、自分の体を適切にケアしたり、お気に入りのものを使うことによって、気分良く作業することができます。

長時間作業で一番問題になるのは、心身の疲労です。特にパソコンを使っての仕事は、眼、肩、腰などの疲労につながります。眼の疲労は頭痛につながりますし、肩や腰の疲労は、肩こりや腰痛を引き起こします。こうした症状がでてしまうと、どれほど作業自体を効率化したところで、自分本来のパフォーマンスが損なわれてしまいます。こうした事態を避けるためにも、目薬やクッション、座椅子、それに気分転換にアロマオイルなどを使って疲労の軽減を図りましょう。

気持ちの面では、お気に入りのコーヒーカップを用意したり、デスクトップの背景を自分で撮った旅の写真にするのも良いですね。殊に仕事となると、1日の大半をデスクで過ごす訳ですから、気分良く仕事ができるようにしたいものです。

まとめ

毎日の仕事はもちろんのこと、趣味などでも作業の効率を上げることによって、より多くの作業ができるようになったり、時間を節約することができます。今回は、機材の整備などによるハード面、マニュアル化などによるソフト面、そして体のケアなどによる作業環境の快適化について書きました。ぜひこれらの効率化を実践し、毎日の生活をより快適にしてください。